Outputmanagement

Basisfuncties van outputmanagement

Welke aspecten gaan schuil achter de term outputmanagement? Een van de definities van outputmanagement is: een methode om het uiterlijk, de bestemming en de timing van gegevensoutput van elk computersysteem te controleren. Het is de manier waarop een applicatie de output van data behandelt. Dus ook het zenden van de informatie naar een printer of het publiceren van de informatie op het internet valt onder outputmanagement. Streng genomen beperkt ‘pure’ outputmanagement zich vanuit technisch oogpunt tot het sorteren, splitsen, samenvoegen en verbeteren (stuurcodes/id’s voor re-print) van output op basis van afdrukbestanden. Hiervoor bestaan softwareoplossingen die kunnen worden ingezet op verschillende platformen zoals Windows-servers, mainframes en Unix-servers.
De zakelijke motivatie van outputmanagement kan meerdere aspecten omvatten. Zo is het met goed outputmanagement mogelijk om het concept ‘één envelop per klant per dag’ daadwerkelijk te realiseren door het samenvoegen van meerdere documenten. Bijkomend voordeel hiervan is dat kostenbesparing kan worden gerealiseerd door optimaal gebruik van porto. Daarnaast is het mogelijk om bijlagen, zoals algemene voorwaarden, toe te voegen. Tevens herkent outputmanagement fouten en verhelpt deze fouten door automatische reprints (automated document factory) en reduceert het daarnaast het aantal handmatige werkzaamheden.

 

Multichannel distributie

Maar outputmanagement kan nog veel meer. Een mogelijke uitbreiding is distributie over meerdere kanalen, inclusief conversie (bijvoorbeeld pdf, tiff) en doorsturen naar de specifieke server voor verzending (bijvoorbeeld e-mail).
Het maken van documenten en het verzamelen van de hiervoor noodzakelijke gegevens valt ook vaak in het takenpakket van outputmanagement. Omdat documenten onderhoudsgevoelig zijn, is er sprake van een duidelijke trend om met behulp van specifieke sofware deze functies van de it-afdeling naar de ‘business’ te verplaatsen. De resultaten zijn kortere time-to-market bij wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen. Marketingmanagers begrijpen dat de procesbegeleidende communicatie, dus de stroom dagelijkse overzichten, facturen, bevestigingen en offertes, een ideaal communicatiekanaal is dat veel aandacht krijgt van de klant. Moderne softwareoplossingen spelen hierop in met geïntegreerde interfaces naar campagne-managementsystemen. Nu kunnen ook marketingmedewerkers documenten voorzien van gepersonaliseerde boodschappen.

Meerwaarde van outputmanagement

Outputmanagement is op zoek is naar mogelijkheden om meerwaarde te genereren en om aan te sluiten bij de doelstellingen van het customer experience-domein.

In eerste instantie creëerden de kleinere schermen van mobiele apparaten een uitdaging voor het browsen van rijke websites. Dit is opgelost door HTML5 en het concept van ‘responsive design’: de website herkent de eigenschappen van het apparaat en gebruikt deze informatie om de layout en eventueel ook de inhoud aan te passen. Zo kan een stylesheet bijvoorbeeld op een mobiele telefoon de inhoud tot een minimum beperken. Op een tablet zou er een aantal nuttige elementen worden toegevoegd, terwijl de desktopversie de volledige inhoud weergeeft.

voorbeeld-op-mobile-devices

De stylesheet kan ook apparaat-specifieke opties bevatten met betrekking tot de vormgeving. Bijvoorbeeld kun je hierdoor de verschillende contentelementen van een multi-column webpagina onder elkaar plaatsen om een scroll-pagina voor mobiele apparaten en tablets te realiseren. Maar omdat beeldschermlezers vaak visueel ingesteld zijn, zou je ook nog een stap verder kunnen gaan. Bijvoorbeeld kan je het ‘scannende’ lezen ondersteunen door een overzicht te geven met links naar de onderliggende content. Zo lees je als ontvanger alleen maar die stukken informatie waarin je ook daadwerkelijk geïnteresseerd bent.